FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

 

 

INTRODUCCIÓN

Este texto pretende brindar los elementos básicos necesarios para el planteamiento de proyectos de desarrollo e inversión, su respectiva evaluación, como herramienta fundamental para el control y auditoria de los programas de gestión al interior de las empresas.

En países en vías de desarrollo como el nuestro, es importante tener en cuenta que la escasez de los recursos nos obliga a ser innovadores, creativos y austeros, siendo imperativo el trabajo basado en proyectos y aun mas importante el poseer elementos para la evaluación de factibilidad y viabilidad de proyectos de desarrollo que permitan mayor seguridad a la inversión de recursos económicos, tecnológicos, materiales y humanos para la solución de las problemáticas sociales y empresariales de una manera eficiente y eficaz. Pero este es solo un momento de evaluación, ya que tambien se deben hacer seguimiento y control de la ejecución del proyecto, así como la evaluación del impacto, resultado y logro de los objetivos propuestos.

En el sector empresarial, donde los factores económicos han golpeado la estabilidad de las organizaciones y donde los resultados y la rentabilidad de los proyectos, en un buen porcentaje de los casos no se pueden cuantificar, se hace necesario tener criterios claros del resultado y el impacto que se pretende generar con las acciones, es por esto que conocer la elaboración, así como la evaluación de proyectos de desarrollo, es de vital importancia como especialistas en el área, para permitir la asesoría a las altas directivas en la toma de decisiones sobre inversión y la evaluación del impacto de la gestión de proyectos.

I. PROCESOS DE PLANIFICACION, FORMULACION Y DISEÑO DE LOS PROYECTOS DE DESARROLLO (Fundamentos teóricos y metodológicos)

“LOS PROYECTOS DE DESARROLLO: 1.- Están enmarcados en metodologías de intervención próximas al área profesional y su ejercicio específico 2.- Surgen de las experiencias previas de intervenciones en los diferentes espacios que ocupa el profesional y del estudioso con su practica 3.- No tienen una especificidad propia en el objeto de estudio ya éste está en la practica social, donde radica la validez y confiabilidad del estudio. 4.- Están más enfocados a la acción sin que con su pretensión fundamental sea la de producir, aplicar o contrastar teoría. 5.- Son portadores de soluciones a un cuestionamiento de tipo social particular. 6.- Su intencionalidad es la de intervenir en una realidad concreta al margen de las posibilidades de crear conocimiento.

LOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN: 1.- Están enmarcados en metodologías de investigación que buscan el conocimiento científico. 2.- Basan la reflexión intencional sobre el porqué y el para qué de los procesos que se implementan. 3.-Trata de buscar explicaciones nuevas y diferentes sobre el funcionamiento del universo. 4.- Surge de las preguntas teóricas acerca de un objeto social. 5.- Son las disciplinas las que por excelencia privilegian el proceso de reflexión y de producción de conocimiento orientados por un método y desde una racionalidad particular produciendo conocimiento científico. 6.- La reflexión se produce alrededor de la naturaleza del conocimiento que se produce o desarrolla y su intencionalidad es la de construir nuevas teorías que alimenten los procesos sociales” .

Tanto los proyectos de desarrollo como los de investigación deben ser rigurosos y sistemáticos y deben estar soportados por una propuesta conceptual y metodológica.

Haciendo referencia a los proyectos de desarrollo, es necesario hablar de proyectos ya que se han convertido en una estrategia importante e indispensable en la actualidad, ya que a través de su formulación, ejecución, gestión y evaluación se da respuesta a la realidad en que se encuentran insertas las comunidades. El proyecto es considerado como “ un plan de trabajo con carácter de propuesta que concreta los elementos necesarios para conseguir unos objetivos deseables, su misión es la de prever, orientar y preparar bien el camino de lo que se va a hacer para el desarrollo del mismo.” Esto implica que los proyectos son procesos de planeación que permiten anticipar coordinadamente las acciones que se van a realizar para lograr los fines o metas propuestos. Los proyectos por tanto tienen una intencionalidad, posibilitan el reconocimiento de un contexto propio y particular de la realidad e indica una serie de técnicas, instrumentos, recursos y tiempos indispensables para su buen desarrollo. Además se debe reconocer su sistematicidad, rigurosidad y dinamicidad con relación a la situación problema.

Retomando los planteamientos hechos por la CEPAL y la OEA en su manual para la formulación y evaluación de proyectos, tenemos tres conceptos básicos sobre los cuales se debe tener claridad:

Política: Es el conjunto de programas que persiguen los mismos objetivos.

Programa: Es el conjunto de proyectos que buscan la consecución de los mismos objetivos.

 

Proyecto: Es la unidad mínima de asignación de recursos, que a través de un conjunto integrado de actividades pretende transformar una parcela de la realidad, disminuyendo o eliminando un déficit, o solucionando un problema.

Los proyectos se pueden clasificar en: Proyectos económicos o productivos (buscan rentabilidad económica), de infraestructura (Tienen que ver con construcciones físicas necesarias), ambientales (Protección, mantenimiento y recuperación de los recursos naturales y las relaciones que se establecen con los seres humanos, entre éstos y el entorno), y sociales (Implementación de procesos que generen cambios en las condiciones sociales del hombre y la sociedad).

Se puede decir entonces que los proyectos de desarrollo son “una empresa planificada que consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los límites de un presupuesto y un periodo dado y es por tanto la unidad más operativa dentro del proceso de planificación y está orientado a la producción de determinados bienes o a prestar servicios específicos” ,

 

PLANIFICACION Y DISEÑO DE LOS PROYECTOS DE DESARROLLO

La planificación de los proyectos de desarrollo son un proceso de toma de decisiones entre alternativas posibles (qué hacer, cómo, cuándo) para racionalizar anticipadamente la combinación óptima de recursos y actividades con el fin de lograr objetivos dados.

Según la ONU (1991) la planificación es un proceso de elección y selección entre cursos alternativos de acción para asignar recursos escasos con el fin de alcanzar objetivos específicos sobre la base del diagnóstico preliminar que cubra todos los factores relevantes que pueden ser identificados.

“Teniendo en cuenta los interese que median la producción del conocimiento se pueden identificar algunas teorías que dan soporte a la planificación y el diseño de los proyectos de desarrollo, ellas son la técnica, la práctica y la crítica”

Desde esta propuesta y retomando lo planteado por Quiñones (2000), se puede decir que la teoría técnica se origina en la masificación de la planificación haciendo explícitos los valores imperantes y promoviendo la visión tecnocrática de la formación. Su visión es industrial, su propósito es la preparación para el trabajo (selección, organización y transmisión de habilidades y destrezas). Esta teoría considera a la sociedad y la cultura como una trama externa al proceso de la experiencia y a la planeación como un contexto caracterizado por las necesidades.

 

La teoría técnica tiene como propósito preparar a los sujetos para la vida, no solo desempeñarse en una profesión u oficio lo que obliga que los procesos de planificación y diseño deben adecuarse a características, intereses y motivaciones de cada beneficiario lo que obliga a un proceso de concertación. Esta teoría considera la sociedad y la cultura como un tipo de sustrato pero adopta un visión más activa acerca del papel de los proyectos, de los agentes externos, en su contribución a la sociedad y a la cultura mediante el desarrollo de personas formadas con capacidad de pensamiento crítico.

La teoría crítica incorpora teorías sobre los hechos, las organizaciones sociales y acerca de cómo las personas que hacen parte de la experiencia pueden aprender de ellas y cambiarlas teniendo en cuenta lo aprendido. Esta teoría aporta la autoreflexión en los cuales los involucrados pueden elaborar críticas al sistema y simultáneamente sumarse a la lucha histórica social y política para transformarla. Otro aspecto importante es la utilización de la acción comunicativa para la deliberación y la crítica.

La teoría crítica conlleva a mirar el diseño de los proyectos de desarrollo como una acción compleja, de toma de decisiones, que toma tiempo, recursos y especialmente voluntad política y administrativa por parte de los involucrados en el proceso. El diseño es entonces una experimentación que requiere de seguimiento sistemático y del apoyo de una gestión social dinámica y flexible.

De acuerdo con lo planteado por Quiñones (2000) el diseño recoge las intenciones y finalidades más generales como el plan operacional del mismo, opera como una guía orientadora y es la construcción creativa y permanente de un proceso de acción educativa a nivel micro o macro en constante innovación o adaptación. El diseño tiene su utilidad en la medida de su carácter provocador en torno a la acción anticipada sobre la práctica además de la motivación del análisis de las variables del contexto y de las características de los involucrados.

CICLO DE LOS PROYECTOS DE DESARROLLO:

 

Tenemos dos tipos de proyectos, con inversión y sin inversión. En los proyectos con inversión se contemplan tres fases o estados:

1. LA FASE DE PREINVERSIÓN O PLANIFICACION

En esta fase se desarrollan las etapas:

Idea del proyecto donde se realiza la identificación del problema, el diagnóstico del contexto institucional o comunitario y la planificación o establecimiento de objetivos), en esta etapa se deben responder las preguntas de que necesidades se van a satisfacer, a quienes va dirigido el proyecto, cuentos recursos existen, donde estará localizado, cuando se iniciará el proyecto y cuales son las alternativas propuestas.

 

En la etapa del Perfil se plantean las alternativas básicas de implementación y se analiza la viabilidad técnica, efectuándose una primera estimación de costos.

 

En la Etapa de Perfectibilidad se analiza la demanda y oferta existente, los estudios de costos de inversión y capital, la determinación de costos e ingresos del proyecto y los requerimientos Organizacionales y condiciones legales, esta etapa permite escoger entre proseguir con el estudio de Factibilidad, realizar un análisis complementario o abandonar el proyecto.

Para la etapa de Prefactibilidad se tienen los siguientes estudios:

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo está diseñado para capturar el interés de los tomadores de decisiones y debe contener un breve resumen de los aspectos principales del negocio. En particular deben resaltarse los productos y servicios, la propuesta de valor para el cliente, los mercados relevantes, la experiencia de los administradores, los requerimientos financieros y el posible retorno de la inversión.

Estudio de Mercado y Competencia

El entendimiento de los clientes y sus necesidades constituye la base para un negocio exitoso. Solamente serán sus compradores los clientes a quienes se convenza de que están obteniendo un valor mayor al adquirir los productos del proyecto en lugar de los de sus competidores.

Este estudio corresponde dos enfoques, una cualitativa en el cual se analizan variables macro que pueden afectar el proyecto positiva o negativamente, variables económicas, políticas, medioambientales, sociodemográficas y tecnológicas. El segundo enfoque es cuantitativo, donde con herramientas de recolección de datos se busca definir el tamaño del mercado potencial, los precios y algunas características que tienes que ver con el proyecto.

Tanto el tamaño del mercado potencial del negocio como sus expectativas de crecimiento constituyen dos de los motores de la viabilidad de un proyecto empresarial y deben estar incluidos explícitamente. A continuación se presentan algunos elementos que podrían servir de guía para su tratamiento.

 

• El tamaño del mercado debe expresarse en cifras que indiquen tanto el número de clientes, unidades de ventas y valor en pesos de esas ventas.

De igual manera de deben definir algunos aspectos dentro del estudio de mercados tales como:

Producto: Es necesario emprender una definición del producto/servicio con el cual se va satisfacer una necesidad del cliente a través de una propuesta de valor competitiva. Para ello es importante precisar los siguientes puntos:

• Descripción de productos y servicios

• Estándares de calidad.

• Patentes, marcas registradas, derechos de franquicia.

• Capacidades de producción

• Factores claves de éxito.

Precio: La base para el establecimiento del precio es la percepción de valor que tenga el cliente de los diferentes productos en el mercado, que la que finalmente lo lleva a aceptar su precio. Esto contradice la creencia convencional de que el precio se deriva de los costos. Por supuesto los costos constituyen un factor considerable, pero la relación entre el costo y el precio únicamente se vuelve crítica cuando el precio establecido no cubre los costos dentro de un futuro razonable. En este caso es aconsejable salirse del negocio tan pronto como sea posible o mejor aún, nunca poner en marcha el negocio.

La estrategia de precios seleccionada define los objetivos en el mercado. Una estrategia de penetración que propone entrar con un precio bajo en búsqueda de una mayor participación, o una estrategia de descreme entrando con un precio más elevado que pretende generar el máximo retorno posible, constituyen claros ejemplos de estrategia de precios.

Plaza: El producto o servicio debe llegar físicamente a los clientes. Esto puede sonar sencillo pero implica otra monumental decisión de mercadeo: ¿De qué manera? ¿Con qué canal de distribución?

La selección de canal de distribución está influenciada por varios factores, tales como:

• ¿cuántos clientes potenciales se tiene?

• ¿Son compañías o personas naturales?

 

• ¿Cómo son sus preferencias de compra?

• ¿El producto requiere explicaciones?

• ¿Está en un segmento alto o bajo de precios?

Básicamente hay que responder la pregunta de sí está la empresa preparada para manejar la distribución por si mismo o sí por el contrario requiere de un operador especializado que lo haga por ella.

Promoción: Antes de que los clientes puedan apreciar los productos, deben haber oído de ellos. Para lograr esto se utiliza la publicidad, atraer la atención, informar, persuadir, e inspirar confianza. Estos son los objetivos de la comunicación. La comunicación debe explicar el valor de los productos o servicios y convencerlo de que estos productos/servicios llenan mejor las necesidades que los de la competencia.

Hay varias formas de atraer la atención de los clientes:

• Publicidad clásica: Periódicos, revistas, radio, TV teatros de cine

• Mercadeo directo: coreo directo a clientes seleccionados, telemercadeo, Internet

• Relaciones públicas: artículos en prensa escrita acerca de sus productos o servicios, de sus negocios, escritos por usted o por periodistas.

• Exposiciones, ferias comerciales

• Visitas a clientes